Arbeitszeiterfassung: Was wirklich Pflicht ist – und was nicht

Es hält sich hartnäckig die Vorstellung, die Arbeitszeiterfassung werde erst mit einem neuen Gesetz verpflichtend. Das stimmt nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber schon heute verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Hergeleitet hat es diese Pflicht nicht aus dem Arbeitszeitgesetz, sondern aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz.

Vorausgegangen war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache CCOO. Der EuGH verlangte von den Mitgliedstaaten ein System, mit dem die tägliche Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich gemessen werden kann. Deutschland hat dafür bis heute keine eigene Regelung geschaffen – das BAG hat die Lücke mit dem Arbeitsschutzgesetz geschlossen.

Unabhängig von der Rechtsprechung gilt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz unverändert weiter. Danach muss die Arbeitszeit aufgezeichnet werden, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht. Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Praktisch heißt das: Selbst wer die BAG-Entscheidung ignoriert, muss Mehrarbeit dokumentieren. Und weil sich Mehrarbeit nur feststellen lässt, wenn die reguläre Zeit bekannt ist, läuft auch dieser Weg auf eine vollständige Erfassung hinaus.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Stand August 2026 ist dieser Entwurf nicht als Gesetz im Bundesgesetzblatt verkündet. Er ist damit geltendes Recht in spe, nicht geltendes Recht.

Vorgesehen sind nach dem Entwurf im Kern drei Punkte:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden aufgezeichnet, nicht mehr nur die Mehrarbeit.
• Die Aufzeichnung erfolgt grundsätzlich am selben Tag und in elektronischer Form.
• Betriebe unter zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Form ausgenommen bleiben.

1. Festlegen, wer erfasst: Die Pflicht trifft den Arbeitgeber. Die Aufzeichnung selbst darf an die Beschäftigten delegiert werden, die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt beim Betrieb.
2. Pausen mitdenken: Ohne dokumentierte Pausen lässt sich die Einhaltung von § 4 Arbeitszeitgesetz nicht belegen.
3. Aufbewahrung regeln: Zwei Jahre sind das gesetzliche Minimum. Wer Zeitkonten führt, braucht die Daten faktisch länger.
4. Zugriff begrenzen: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Wer sie einsehen darf, gehört schriftlich festgelegt.
5. Betriebsrat beteiligen: Wo einer besteht, hat er bei der Ausgestaltung des Systems ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz.