Wie HolidayFlow funktioniert

1. Konto anlegen und Unternehmen eintragen. Dabei entsteht automatisch dein erster Standort und die 14-tägige Testphase beginnt — ohne Zahlungsdaten.
2. Mitarbeiter anlegen. Name, Eintrittsdatum, Wochenarbeitstage und Urlaubsanspruch genügen.
3. Resturlaub aus dem Vorjahr als Übertrag eintragen, damit die Konten von Anfang an stimmen.
4. Bereits genehmigte Urlaube des laufenden Jahres nachtragen.
5. Team einladen. Ab dann laufen Anträge im System statt per Zuruf.

Ein Standort bündelt Mitarbeiter, Abwesenheiten und Regeln. Wer nur eine Betriebsstätte hat, legt einen einzigen Standort an und denkt nie wieder darüber nach.

Bei mehreren Standorten trennt HolidayFlow die Sichten: Eine Standortleitung sieht ihr eigenes Team, die Geschäftsführung sieht alle. Auswertungen und Abrechnung fassen wieder zusammen.

Je Standort lassen sich eigene Regeln hinterlegen — etwa wie viele Personen einer Rolle gleichzeitig Urlaub haben dürfen, oder wie viel Vorlauf ein Antrag braucht. Beim Anlegen eines Urlaubs prüft das System diese Regeln und meldet Konflikte, bevor jemand zusagt.

Ein Mitarbeiterdatensatz und ein Zugang sind zwei verschiedene Dinge. Du kannst jemanden anlegen und für ihn planen, ohne dass er selbst einen Zugang hat — sinnvoll etwa bei Aushilfen.

Beim Anlegen entsteht auf Wunsch ein Einladungslink. Er ist 14 Tage gültig und nur einmal verwendbar. Wer ihn öffnet, setzt sein Passwort und ist danach mit dem richtigen Standort und der richtigen Rolle verbunden — das vergibt der Server, nicht der Browser.

Die Bezeichnungen der Beschäftigungsarten sind frei konfigurierbar. Ob bei dir „Festangestellt“, „Geselle“ oder „Werkstudent“ steht, entscheidest du in den Einstellungen — samt Vorgabewerten für Urlaubstage und Wochenarbeitstage.

Mitarbeiter stellen ihren Antrag selbst; die Führungskraft bekommt eine Benachrichtigung und entscheidet. Bei der Entscheidung sieht sie, wer im selben Zeitraum ebenfalls weg ist und ob eine hinterlegte Regel verletzt würde.

Halbe Tage sind möglich. Genehmigte Tage werden sofort vom Konto abgezogen, abgelehnte oder stornierte fließen zurück.

Wer als Führungskraft direkt eintragen will, ohne den Umweg über einen Antrag, nutzt die Direkterfassung — etwa beim Nachtragen alter Urlaube.

Ein Urlaubskonto gilt je Mitarbeiter und Jahr. Es besteht aus dem regulären Anspruch, dem Übertrag aus dem Vorjahr und einem optionalen Sonderkontingent. Davon abgezogen werden die geplanten Tage; übrig bleibt der Rest.

Trägst du bei jemandem ein Austrittsdatum ein, berechnet HolidayFlow den anteiligen Anspruch automatisch: ein Zwölftel je vollem Monat. Liegt der Austritt nach dem 30. Juni und die Wartezeit ist erfüllt, bleibt der volle Jahresanspruch bestehen — so verlangt es § 5 Bundesurlaubsgesetz.

Krankmeldungen erfasst die Führungskraft, nicht der Mitarbeiter. Sie laufen getrennt von Urlaub und sind nur für Personen mit entsprechender Berechtigung sichtbar — es sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO.

Wird jemand im Urlaub krank und legt eine Bescheinigung vor, kannst du das entsprechend kennzeichnen. Die Tage werden dann nach § 9 Bundesurlaubsgesetz nicht auf den Jahresurlaub angerechnet und wandern zurück aufs Konto.

Zeiten lassen sich taggleich erfassen, mit Beginn, Ende und Pause. Genau das verlangt die Rechtsprechung: ein objektives und verlässliches System — und genau daran scheitert eine Tabelle, die am Monatsende aus der Erinnerung gefüllt wird.

Überstunden werden getrennt geführt, mit Grund und Anordnung. Abgebaut werden sie als eigener Abwesenheitstyp, damit sie nicht mit Urlaub vermischt werden.

Monatsberichte lassen sich als Datei ausgeben und an die Lohnbuchhaltung weitergeben.

Fahrten, Verpflegungspauschalen und Belege werden in einem Vorgang erfasst. Die Kilometerpauschale und die Verpflegungssätze hinterlegst du einmal in den Einstellungen; HolidayFlow rechnet damit und weist zusätzlich aus, wie weit deine Sätze von den steuerlichen Höchstbeträgen abweichen.

Belege werden verschlüsselt abgelegt und nur über zeitlich befristete Links angezeigt. Sie liegen nicht öffentlich im Netz.

Abwesenheiten lassen sich als Kalender-Abonnement in Outlook, Apple Kalender oder Google Kalender einbinden. Es gibt zwei Varianten: den eigenen Kalender mit den persönlichen Abwesenheiten und den Standortkalender mit dem gesamten Team.

• Mitarbeiter: sieht die eigenen Daten und den Teamkalender des eigenen Standorts, stellt Urlaubsanträge.
• Standortleitung: verwaltet Mitarbeiter der zugewiesenen Standorte, genehmigt Anträge, trägt Krankmeldungen ein.
• Geschäftsführung: sieht alle Standorte des Unternehmens, verwaltet Nutzer, Einstellungen und die Abrechnung.

Die Grenze verläuft immer am Unternehmen. Auch die Geschäftsführung sieht ausschließlich Daten des eigenen Unternehmens — das ist nicht nur eine Frage der Oberfläche, sondern in der Datenbank selbst verankert.

Die Testphase läuft 14 Tage und endet von selbst. Es wird nichts abgebucht und nichts verlängert sich automatisch. Rechtzeitig vorher bekommst du eine Erinnerung.

Danach wählst du einen Tarif. Jeder Tarif enthält eine Zahl an Mitarbeitern; darüber hinaus wird je zusätzlichem Mitarbeiter abgerechnet. Alle Preise verstehen sich netto, das Angebot richtet sich an Unternehmen.

Zahlungsdaten, Rechnungen und Kündigung verwaltest du selbst über das Abrechnungsportal. Kündigst du, bleiben deine Daten erhalten und der Zugang endet zum Ende des bezahlten Zeitraums.