Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen der altovate GmbH, Max-Planck-Str. 6, 54439 Saarburg (nachfolgend „Anbieter"), und dem Kunden (nachfolgend „Kunde") über die Nutzung der SaaS-Plattform HolidayFlow.

(2) Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Die Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

§ 2 Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden eine cloudbasierte SaaS-Plattform zur Verfügung, die folgende Funktionsbereiche umfasst:

• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• Verwaltung von Krankmeldungen
• Arbeitszeiterfassung
• Überstundenverwaltung
• Reisekostenabrechnung
• DATEV-Export
• Digitale Mitarbeiterverwaltung
• Team-Kalender und Auswertungen

(2) Es handelt sich um die Einräumung eines nicht-exklusiven, nicht übertragbaren Nutzungsrechts an der Plattform für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Ein Verkauf oder eine Lizenzierung von Software findet nicht statt.

(3) Der Zugriff erfolgt über das Internet mittels eines handelsüblichen Webbrowsers. Der Kunde ist für die Bereitstellung einer geeigneten Internetverbindung und geeigneter Endgeräte selbst verantwortlich.

(4) Der Anbieter entwickelt die Plattform kontinuierlich weiter. Ein Anspruch des Kunden auf bestimmte Funktionserweiterungen oder Updates besteht nicht.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden auf der Plattform und den Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements zustande.

(2) Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Mit dem Abschluss des Abonnements akzeptiert der Kunde diese AGB sowie die Datenschutzerklärung und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

(3) Der Anbieter bestätigt den Vertragsschluss per E-Mail.

§ 4 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Die aktuell gültigen Preise ergeben sich aus der Preisübersicht auf der Webseite des Anbieters. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

(1a) Bei Kunden mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, die eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben, geht die Steuerschuld nach Art. 196 MwStSystRL auf den Kunden über (Reverse Charge); die Rechnung wird in diesem Fall ohne deutsche Umsatzsteuer ausgestellt. Der Kunde ist verpflichtet, seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei Vertragsschluss anzugeben und Änderungen unverzüglich mitzuteilen. Bei Kunden mit Sitz außerhalb der Europäischen Union erfolgt die Abrechnung als nicht steuerbare sonstige Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG.

(2) Die Abrechnung erfolgt wahlweise monatlich oder jährlich, jeweils im Voraus. Bei jährlicher Zahlung erfolgt die Abrechnung als Einmalzahlung für den gesamten Vertragszeitraum von 12 Monaten.

(3) Die Abonnements verlängern sich automatisch um den jeweiligen Abrechnungszeitraum (Monat oder Jahr), sofern der Vertrag nicht vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.

(4) Überschreitet die Anzahl der aktiven Mitarbeiter das im gewählten Tarif enthaltene Kontingent, wird für jeden zusätzlichen Mitarbeiter eine Gebühr von 1,50 € netto pro Mitarbeiter und Monat berechnet. Die Berechnung erfolgt automatisch auf Basis der tatsächlichen Mitarbeiterzahl zum Abrechnungszeitpunkt.

(5) Der Anbieter behält sich das Recht vor, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 4 Wochen zum Ende eines Abrechnungszeitraums anzupassen. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt der Preisänderung.

§ 5 Testphase

(1) Der Anbieter gewährt neuen Kunden eine kostenlose Testphase von 14 Tagen. Während der Testphase hat der Kunde Zugriff auf den vollen Funktionsumfang der Plattform (entsprechend dem Growth-Tarif).

(2) Wird das Abonnement während oder am Ende der Testphase nicht gekündigt, wandelt sich die Testphase automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement um. Der Kunde wird vor Ablauf der Testphase rechtzeitig darauf hingewiesen.

(3) Die Kündigung der Testphase ist jederzeit formlos möglich, z. B. per E-Mail an support@holidayflow.io.

§ 6 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter ist bestrebt, eine Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Jahresmittel zu gewährleisten. Hiervon ausgenommen sind geplante Wartungszeiten sowie Ausfälle, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, Wartungsarbeiten durchzuführen, die zu einer vorübergehenden Einschränkung der Verfügbarkeit führen können. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und vorab angekündigt.

(3) Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle oder Einschränkungen, die auf höhere Gewalt, Störungen des Internets oder der Infrastruktur Dritter zurückzuführen sind.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser AGB zu nutzen. Insbesondere darf der Kunde keine rechtswidrigen Inhalte über die Plattform verarbeiten.

(2) Der Kunde ist für den Schutz seiner Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) verantwortlich. Er hat sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zur Plattform erhalten. Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn Anhaltspunkte für eine unbefugte Nutzung vorliegen.

(3) Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der von ihm und seinen Nutzern eingegebenen Daten und Inhalte.

(4) Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer rechtswidrigen Nutzung der Plattform durch den Kunden entstehen.

§ 8 Datenhoheit

(1) Alle durch den Kunden und seine Nutzer eingegebenen Daten verbleiben im Eigentum des Kunden.

(2) Der Anbieter erhält an den Kundendaten lediglich ein zweckgebundenes Nutzungsrecht, das ausschließlich der Vertragserfüllung (Bereitstellung und Betrieb der Plattform) dient.

(3) Der Anbieter verwendet Kundendaten nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für Werbung, Analyse zu eigenen Geschäftszwecken oder Weitergabe an Dritte, die nicht zur Vertragserfüllung erforderlich sind.

§ 9 Datenportabilität und Export

(1) Der Kunde kann seine Daten jederzeit über die integrierten Exportfunktionen der Plattform exportieren. Unterstützte Formate sind insbesondere CSV, PDF und DATEV-kompatible Formate.

(2) Es besteht kein Vendor-Lock-in. Alle relevanten Kundendaten können vollständig und in gängigen, maschinenlesbaren Formaten exportiert werden.

(3) Auch nach Kündigung des Vertrags steht dem Kunden der Datenexport innerhalb der Aufbewahrungsfrist gemäß § 11 Abs. 3 zur Verfügung.

§ 10 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Bei monatlicher Abrechnung kann der Vertrag jederzeit mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden.

(2) Bei jährlicher Abrechnung beträgt die Mindestvertragslaufzeit 12 Monate. Die Kündigung ist mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit möglich. Bei Nichtkündigung verlängert sich der Vertrag automatisch um weitere 12 Monate.

(3) Eine Rückerstattung bereits gezahlter Jahresgebühren bei vorzeitiger Kündigung erfolgt nicht, es sei denn, der Anbieter hat die Kündigung zu vertreten.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt.

(5) Die Kündigung kann schriftlich oder per E-Mail an support@holidayflow.io erfolgen.

§ 11 Beendigung und Datenlöschung

(1) Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses wird der Zugang des Kunden zur Plattform deaktiviert.

(2) Die Daten des Kunden werden für einen Zeitraum von 90 Tagen nach Vertragsende aufbewahrt, um dem Kunden die Möglichkeit zum Datenexport zu geben.

(3) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sämtliche personenbezogenen Daten des Kunden unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 12 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zurückzuführen sind.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Die Haftung ist in diesem Fall auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.

(4) Die Haftung ist der Höhe nach auf die vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis gezahlten Vergütungen begrenzt.

(5) Der Anbieter übernimmt keine Garantie für die absolute Fehlerfreiheit der Plattform. Funktionseinschränkungen, die auf der technischen Komplexität von Software beruhen, stellen keinen Mangel dar, sofern die wesentliche Funktionalität nicht beeinträchtigt ist.

§ 13 Datenschutz

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten gemäß den Bestimmungen der DSGVO und des BDSG. Einzelheiten sind in der Datenschutzerklärung geregelt.

(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, der bei Vertragsschluss Bestandteil der Vereinbarung wird.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters (Saarburg), sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. An Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform.

Stand: Februar 2026